Необходимость внеплановых работ возникает в результате отказов оборудования, находящегося в эксплуатации, в случае нарушения установленных правил обслуживания оборудования и (или) условий эксплуатации оборудования (эксплуатационный отказ), процесса изготовления деталей и сборки узлов или ремонта оборудования (производственный отказ), установленных правил и (или) норм конструирования (конструкционный отказ).
Все случаи отказов оборудования тщательно расследуются комиссией в составе представителя службы главного механика (председатель), технолога смены, дежурного слесаря и оформляются актами. Акты об отказах утверждает главный инженер предприятия.
Рассмотрение отказа оборудования, связанного с опасностью для жизни или приведшего (могущего привести) к большим экономическим потерям, проводится комиссией, председатель и состав которой определяются приказом директора предприятия или приказом вышестоящих организаций.
При расследовании отказов устанавливаются причины и виновники; разрабатываются мероприятия, исключающие причины отказа; определяются виды работ для восстановления работоспособности оборудования и время непланового ремонта, рассчитываются затраты на восстановление работоспособности оборудования и определяется ущерб, нанесенный предприятию.
Порядок направления актов соответствующим инстанциям устанавливается комиссией.
Все акты нумеруются и регистрируются службой главного механика или главного инженера предприятия.